Получите бесплатную консультацию прямо сейчас*
По России бесплатно
8 (800) 500-27-29 доб. 207
Ежедневно с 9.00 до 23.00
Москва, Московская область
+7 499 455-09-86
Ежедневно с 9.00 до 23.00
Санкт-Петербург и область
+7 812 317-75-09
Ежедневно с 9.00 до 23.00

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа

Наталья Новикова Статью опубликовал:
Обновлено: 25.03.2019

Больничный лист – официальное подтверждение того, что мы имеем право на то, чтобы остаться дома, при этом без последствий для нас. Конечно, работодатель может быть недоволен тем, что срок больничного листа немал, однако, по закону он не имеет права препятствовать работникам остаться дома. Больше того, после передачи больничного листа в организацию, компания обязана данный документ хранить. Правильная организация хранения этого документа, а также иных бумаг, касающихся работника, подразумевает заведение журнала учета больничных листов. Образец ведения этого журнала мы предоставим сегодня в нашей статье и объясним тонкости обращения с ним.

Журнал учета больничных листов: образец

Журнал учета больничных листов: образец

Какие цели преследует ведение журнала

По закону работодатель не обязан вести журнал, однако, это все же желательно, и кроме того, весьма целесообразно. Подтвердить искомую полезность данного документа очень просто, ведь он выполняет несколько практических задач, которые без него сделать очень непросто.

  1. Журнал оказывает помощь в процессе отслеживания момента исчерпания сотрудником лимита дней нетрудоспособности, оплачиваемых государством, ориентируясь на конкретные ситуации, тщательно рассмотренные в соответствующих законодательных актах.
  2. Использование сохраненного больничного листа предоставляет вам возможность быстро и легко отследить то, как работник соблюдал срок передачи искомого документа, установленный по закону (полгода с момента закрытия).
  3. При условии, что больничный лист, полученный после того, как работник вернулся к трудовой деятельности, будет зарегистрирован, его впоследствии будет просто найти в архиве при условии, что необходимо будет передать больничный лист в Фонд социального страхования при запросе от данной организации.
  4. Используя журнал, работник, трудящийся в кадровом отделе организации, сможет точно высчитать, на какое количество дней гражданину, заболевшему и взявшему больничный в период отпуска, нужно будет продлить ежегодный оплачиваемый отпуск.
Существуют общие рекомендации, которые могут помочь вам с тем, чтобы правильно вести данный журнал

Существуют общие рекомендации, которые могут помочь вам с тем, чтобы правильно вести данный журнал

Иными словами, перечисленные выше пункты особенную значимость будут иметь для сотрудников отдела кадров, которые отвечают за общее делопроизводство организации, и для которых очень важно правильно организовать учет. Потому-то журналам учета больничных листов и следует уделять особенно пристальное внимание.

Журнал интересующего нас типа можно вести как от руки, так и в печатном виде, как вам больше будет удобно

Журнал интересующего нас типа можно вести как от руки, так и в печатном виде, как вам больше будет удобно

Форма и бланк заполнения журнала учета больничных листов: образец

Заполнение журнала регистрации листов нетрудоспособности, приносимых работниками, которые недавно находились на больничном, каждый работодатель может вести в свободной форме, так как по закону никакого определенного бланка или никакой конкретной системы для этих целей не установлено.

Получается, сотрудники отдела кадров могут разработать собственный, удобный именно для них вид журнала. Мы предлагаем вам воспользоваться образцом стандартного типа, используемым многими организациями, который вы впоследствии сможете использовать или дополнять так, как вы хотите.

Давайте рассмотрим составление сторон такого журнала в нижеследующей инструкции.

Инструкция: как правильно оформить журнал учета больничных листов для какой-либо организации

Шаг № 1 – подготавливаем титульную страницу журнала

Итак, в первую очередь нам нужно будет оформить титульную страницу нашего журнала, которая будет располагаться в самом начале данного «сборника» сведений. Именно по этой странице люди, которые никогда ранее не видели искомый журнал в глаза, смогут понять, что именно они держат в руках.

Примерный способ оформления титульной страницы журнала по учету больничных листков

Примерный способ оформления титульной страницы журнала по учету больничных листков

Итак, оформляя титульную страницу, вы должны использовать сведения, касающиеся следующих важных аспектов, указанных в таблице ниже.

Таблица 1. Какие сведения нужно указать на титульной странице журнала по учету больничных листов

СведенияОписание
Данные, идентифицирующие организациюТак, в первую очередь нужно сказать, что журнал не может вестись просто, как какой-то документ, обособленный от организации. Следовательно, на титульной странице нужно указать не только то, что же это за журнал-то такой, но и также идентифицирующие организацию сведения:
  • полное наименование организации, занимающейся учетом;
  • указание формы собственности организации;
  • указание организационно-правовой формы организации;
  • индивидуальный номер налогоплательщика;
  • код причины постановки на учет;
  • адрес местонахождения компании.
  • Обозначение документаКонечно, после того, как мы обозначили, к какой организации принадлежит искомый журнал, можно обратиться и к обозначению самого документа, а именно, указать его название. В нашем случае оно звучит официально как «журнал учета листков нетрудоспособности».
    Период ведения документаЧтобы было удобно осуществлять поиск сведений о конкретных бланках, необходимо вначале журнала также указать:
  • дату начала ведения журнала;
  • дату окончания ведения журнала.

    Конечно, вы не можете предугадать, когда кончится место в журнале, особенно заполняемом от руки, потому, ради удобства впишите вначале только ту дату, в которую журнал начал вестись, и уже потом, после того, как он будет закончен, укажите день, когда вы перешли к заполнению последующего журнала.
  • Больничный может быть выдан на разный срок

    Больничный может быть выдан на разный срок

    Как видите, заполнение титульной страницы – процедура простая и понятная. При желании вы можете добавить в эту часть журнала еще какие-либо сведения, однако перегружать ее не нужно, ведь титульная страница нужна только для обозначения основной информации.

    Шаг № 2 – заполняем левую часть страницы в виде таблицы

    Итак, мы переходим к заполнению основного разворота журнала, состоящего из двух частей:

    • левой стороны;
    • правой стороны.
    Каким образом примерно нужно заполнить левую часть страницы журнала по учету листков нетрудоспособности

    Каким образом примерно нужно заполнить левую часть страницы журнала по учету листков нетрудоспособности

    Все сведения и с той и с той стороны будут оформляться в виде таблицы. Пример вы можете видеть выше в данном шаге.

    Больничные листы содержат важную для сотрудника и работодателя информацию, которую обязательно нужно принимать во внимание при определении, например, количества выплат за больничные дни, и прочих нюансов

    Больничные листы содержат важную для сотрудника и работодателя информацию, которую обязательно нужно принимать во внимание при определении, например, количества выплат за больничные дни, и прочих нюансов

    Таблица 2. Сведения, вносимые в левую часть основного разворота журнала для регистрации листков нетрудоспособности сотрудников какой-либо организации

    СведенияОписание
    Сведения о лице, предоставившем компании-работодателю листок нетрудоспособности Итак, в первой графе будут идти данные о работнике, листок нетрудоспособности которого вы регистрируете. Вот, какие сведения нужно будет слюда внести:
  • фамилию, имя, отчество гражданина;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • должность данного гражданина.
  • Табельный номерСразу же следом за первым столбцом, в который мы внесли основные данные о гражданине, должен идти второй, внутри которого мы будем записывать табельный номер.
    Общий столбец с информацией о листке нетрудоспособностиИтак, в следующий общий столбец, поделенный на три более маленьких столбца, необходимо записать сведения, касающиеся непосредственно самого листка временной нетрудоспособности. Речь идет о внесении таких сведений, как
  • серия и номер листка;
  • дата выдачи искомого документа сотруднику в больнице;
  • дата передачи данного листка работодателю на учет и хранение в отдел кадров.
  • Заполнять данную сторону также будет намного проще, если организовать ее содержимое именно в таком порядке, какой был нами указан, поэтому, вы можете использовать данный образец с уверенностью, что впоследствии работать с журналом вам обязательно будет удобно.

    Шаг № 3 – вносим сведения в правую сторону основного разворота журнала

    Итак, теперь перейдем к рассмотрению того, как именно нам нужно заполнить правую сторону разворота журнала для регистрации и учета больничных листов.

    Как примерно надлежит оформить правую сторону основного разворота журнала

    Как примерно надлежит оформить правую сторону основного разворота журнала

    Таблица 3. Какие данные нужно внести в журнал на его правом развороте

    СведенияОписание
    Данные об учреждении, выдавшем листокУчреждение, которое выдало листок нетрудоспособности, будет отмечено в искомом документе. Поэтому, вы просто сможете переписать из него все данные непосредственно в журнал. При условии, что у медицинской организации в названии имеются какие-либо сокращения, можно писать сокращенно, главное, чтобы было понятно, в каком учреждении гражданин получил справку о том, что может некоторое время не работать.
    Вид нетрудоспособности Во втором столбике нужно указать, по какой причине гражданину был выдан листок нетрудоспособности. Смотреть диагноз также нужно будет непосредственно в предоставленном сотрудником документе. Так, например, там вы можете указать, что сотрудник отсутствовал ввиду:
  • перелома ноги;
  • ОРВИ;
  • прочих недугов различного характера.
  • Период нетрудоспособностиДанный столбец также нужно поделить на две секции, в которых будет обозначаться:
  • с какой даты гражданин находился на больничном;
  • по какую дату гражданин находился дома ввиду того, что нуждался в лечении.
  • Общее количество дней нетрудоспособностиОбщее количество дней нетрудоспособности высчитывается легко при определении даты начала больничного и его окончания. Общее количество этих дней, собственно, и нужно указать в искомом столбике, без всяких дополнений, просто цифрой.
    ПримечаниеЭтот столбец нужно сделать в журнале, как говорят, на всякий случай, так как он может вам понадобиться для внесения каких-либо особых сведений или дополнений к другим столбцам.
    Листок нетрудоспособности выдают непосредственно в медицинском учреждении, в котором проходит лечение сотрудник

    Листок нетрудоспособности выдают непосредственно в медицинском учреждении, в котором проходит лечение сотрудник

    Обратите внимание: вы имеете право на то, чтобы самостоятельно определять, что же будет включено в графы оформляемого вами журнала. Если вам будет удобно вести его как-либо иначе, пожалуйста, делайте так, порой индивидуально созданная система учета оказывается куда более удобной и эффективной.

    Особенности ведения и хранения журнала учета больничных листов

    Согласно букве закона, при условии, что работодатель принимает решение о ведении таких журналов (а как вы помните, оно добровольное), он берет на себя соответствующую ответственность, которая будет касаться непосредственно длительности хранения данного сборника сведений. Так, по закону обязательной срок хранения таких журналов регистрации больничных листов будет составлять 5 лет.

    Журнал рекомендуется держать в месте, защищенном от влажности и посторонних глаз, а страницы внутри него нумеровать, дабы исключить путаницу и возможность незаметного удаления одной из страниц.

    После того, как данный сборник сведений будет окончательно подготовлен, необходимо будет его прошить, и на прошивке установить листочек с:

    • штампом;
    • указанием количества листов, содержащихся в журнале.
    Вот такой листок можно крепить на прошивке, не забывая указать на нем основные и дополнительные сведения, а также обязательно проставить штамп организации

    Вот такой листок можно крепить на прошивке, не забывая указать на нем основные и дополнительные сведения, а также обязательно проставить штамп организации

    Искомые действия можно отнести к общему порядку хранения и учета документации кадрового типа. При условии, что руководитель отдела кадров или руководитель организации, принявший решение о ведении данного журнала, сочтет нужным установить иной порядок хранения и учета данной документации, он имеет право на его воплощение в жизнь.

    Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

    Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

    Подведем итоги

    Журнал учета больничных листов – важный сборник сведений, содержащий данные о том, какой сотрудник, по какой причине находился на больничном, сколько он отсутствовал на рабочем месте и прочие дополнительные нюансы. Иметь в распоряжении такой журнал порой оказывается очень полезно, так как его наличие значительно упрощает проведение множества процедур учетного и иного типа, проходящих в отделе кадров. При условии, что вы являетесь сотрудником упомянутого подразделения, и начальство дало вам задание разработать журнал, можете воспользоваться представленными нами выше шаблонами, поверьте, они будут вам удобны.

    Читайте полезную информацию, о правилах выдачи больничного листа, а также порядок оформления и сроки выдачи, в нашей новой статье.

    Видео – Учет больничных

    Не теряйте статью! Сохраните ссылку или поделитесь ею:
    Ваш помощник в вопросах соцзащиты


    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону:

    +7 (499) 455-09-86 (Москва)
    +7 (812) 317-75-09 (Санкт-Петербург)

    8 800 500-27-29 доб. 207 (По России)

    Это быстро и бесплатно!

    Ваш отзыв

    Подписка (E-mail)

    top