6 НДФЛ больничный: правила заполнения формы и возможные ошибки

Начинающие бухгалтера иногда сталкиваются с проблемой, как отобразить в 6 НДФЛ больничный лист. Необходимо разобраться в данном вопросе, сделав, в том числе, пошаговую инструкцию. Эта информация позволит быстро понять, что и как необходимо делать.

6 НДФЛ больничный

Срок оплаты больничных листов в 2019 году и налогов по ним

В статье 217 НК РФ указано, что доходы, полученные по листку временной нетрудоспособности, облагаются налогом. Это значит, что бухгалтер обязан их отобразить в справке 6-НДФЛ. При этом существует нюанс, при котором во время получения больничного по беременности и родам удержание налога не производится.

Справка 6-НДФЛ

Сроки выдачи больничных средств указаны в ФЗ-255 от 29.12.2006 года. При этом первые три дня оплачивает работодатель, а остальные ФСС. Вот какие сроки оплаты больничного листа действуют сегодня:

• в течение 10 дней после предоставления работодателю больничного бюллетеня;
• все начисленные пособия, которые начисляются сотруднику, выдаются в ближайший день выдачи зарплаты.

В статье 223 НК РФ указано, что после фактического получения денег работником доход должен считаться обложенным налогом. Исчисление и удержание происходит в соответствии со статей 226 НК РФ.

Выписка из статьи 226 НК РФ

Если для сотрудника нет принципиальной разницы между пособием по временной нетрудоспособности и зарплатой, то для бухгалтера существует много важных нюансов:

• доходы по зарплате указываются на последний день месяца в 6-НДФЛ;
• дата расчета налога за компенсацию по больничному листу рассчитывается в день выдачи денежных средств.

Как результат, отличаются и сроки оплаты налога. Так, при зарплате поступления в бюджет осуществляются на следующий день после ее перечисления, а с бюллетенем оплата должна происходить до последнего дня месяца, в котором выдавалось пособие.

Важно. Начисление пособия может осуществляться в день выдачи зарплаты. Тогда бухгалтер будет проще отобразить все в 6-НДФЛ, но указывать все в больничном листе или зарплате нельзя, иначе не получится поставить на баланс средства, полученные от ФСС для их передачи работнику.

Особенности отражения операций по обработке больничного в 6-НДФЛ

Стоит рассмотреть это более детально, чтобы бухгалтер мог наглядно оценить, как все происходит.

Таблица 1. Заполнение с привязкой к строкам формы отчета

Схема работы с больничными листами

Разберемся на примере: предположим, что специалист болел с 10 по 23 сентября 2018 года. То есть, вернулся на работу он 24 сентября, сразу отдав бюллетень бухгалтеру. Соответственно, пособие составило 18 500 рублей. А ближайшая выплата зарплаты только 7 октября 2018 года. В отчете все будет отображаться с учетом привязки к предыдущим месяцам, но далее мы рассмотрим только основные строки, которые касаются оформления листка временной нетрудоспособности.

Таблица 2. Пример заполнения основных строчек отчета 6-НДФЛ

В принципе, все достаточно просто. Необходимо только следовать подстрочнику и правильно все заполнять.

Что такое переходящий больничный лист и как его отразить в 6-НДФЛ

Если больничный лист был принесен на границе отчетных периодов, то бухгалтер имеет право перенести платежный период на следующий месяц. Сегодня различия в порядке признания дохода могут привести к следующему:

• так как зарплата начисляется во время одного периода, а ее часть перечисляется в другой месяц, то фактическая выплата будет показана в отчете только за следующий период;
• данные по начислению больничного обычно привязаны к одному месяцу и показываются в соответствующем периоде, но возможен перенос, если бюллетень принесли уже на границе периодов.

Выписка из статьи 6.1 НК РФ

Периодически больничный лист учитывается уже в другом налоговом периоде. Такое происходит, когда последнее число месяца выпадает на выходной или праздничный день или, когда сотрудник не успевает принести бюллетень бухгалтеру. Возможность переноса указана в статье 6.1 НК РФ. Согласно письму ФНС от 21.07.2017 года, датой завершения операции по выплате компенсации за выход на больничный лист считается последняя дата, указанная в отчете 6-НДФЛ.

В результате этого в строчках 020, 040 и 070 необходимо будет заполнить в одном периоде (письмо Министерства финансов от 13.03.2017 года), а строчки 100 – 140 будут отображаться уже в отчете за новый месяц.

Заполнение 6-НДФЛ – пошаговая инструкция

Далее мы рассмотрим процесс заполнения документа в виде пошаговой инструкции с фотографиями, чтобы у пользователей не оставалось вопросов о том, как именно необходимо все делать.

Шаг 1. Заполнение ИНН и КПП, а также размер налоговой ставки.

Заполнение ИНН и КПП

Шаг 2. Заполнение Раздела 1 в соответствии с подстрочником. Здесь бухгалтер должен написать сумму дохода сотрудника, размер налоговых вычетов, налог и другие сведения за последние 9 месяцев.

Заполнение первого раздела

Шаг 3. Заполнение сумм, фактически выданных, с которых был удержан налог за 9 месяцев. Необходимо также указать сумму фактически выданных средств и размер удержанного налога суммарно.

Заполнение второго раздела

Шаг 4. Заполнение титульного листа. Требуется указать ИНН, КПП, данные сотрудника и иные сведения, как указано в подстрочнике.

Заполнение титульного листа

После этого отчет по форме 6-НДФЛ готов. Таким образом, нет ничего сложного. Требуется только правильно заполнять все суммы и иные данные.

Правила заполнения отчета

Существует несколько правил, на которые следует опираться при заполнении формы 6-НДФЛ, а именно:

• необходимо учитывать при составлении данные, которые находятся в регистрах налогового учета;
• если данные не получается разместить на указанном количестве страниц, то нужно использовать их столько, сколько потребуется;
• запрещено исправлять ошибки (требуется заполнить документ заново), осуществлять двухстороннюю печать и скреплять листы любым возможным способом;
• в бланке 2019 года имеются поля, разделенные точкой. Они предназначены для числовых данных с десятичной дробью;
• на бланке применяется сквозная нумерация;
• если заполнение происходит на бумажном носителе, то требуется использовать чернила синего или фиолетового цвета. При заполнении на компьютере важно использовать шрифт Courier New высотой 16 – 18;
• заполнение происходит с крайней левой клетки;
• заполнение происходит по каждому пункту ОКТМО отдельно;
• в пустых клетках требуется проставить прочерки;
• в конце документа бухгалтер должен поставить дату и подпись.

О том, что такое ОКТМО и как работает этот классификатор можно прочесть ниже.

Образец заполненного бланка 6-НДФЛ Образец заполнения нулевой формы

ОКТМО применение на практике

Руководствуясь этим правилам, можно достаточно быстро заполнить форму 6-НДФЛ.

Особенности заполнения 6-НДФЛ

Нулевой НДФЛ в 2019 году

Многие интересуются, надо ли в 2019 году сдавать нулевой НДФЛ, в том числе по больничному. Обычно такое возможно, когда сотрудник находится в декретном отпуске. Согласно закону, НДФЛ не начисляется на пособия, выплаченные по беременности и родам, а также по уходу за ребенком. То есть, фактически специалист будет числиться в компании. Однако по факту он не будет выполнять никаких действий, поэтому ему не будет начисляться зарплата.

В статье 230 НК РФ указано, что налоговые агенты (работодатели в данном случае) должны предоставлять форму 6-НДФЛ. Если за отчетный период не было никаких начислений, то компания не будет являться налоговым агентом. Таким образом, нулевой НДФЛ предоставлять сотрудникам ФНС не требуется.

Контрольные соотношения по 6-ндфл

Важно. Если компания являлась налоговым агентом в течение календарного года, то ей придется заполнять форму 6-НДФЛ. Например, девушка вышла в декрет и не ведет экономической деятельности, но у нее есть свое ИП/ООО, где она выполняет все функции самостоятельно. Однако в один из месяцев у нее была выгодная сделка, за которую она смогла получить прибыль или вышла на больничный, по которому получила доход. В этом случае ей обязательно нужно предоставлять в ФНС налоговую декларацию по форме 6-НДФЛ.

Заполнение декларации должно происходить нарастающим итогом. Например, если у компании единственные начисления были по больничному листу в мае 2018 года, то за I квартал финансовую отчетность сдавать не придется. Однако потребуется предоставлять бумаги за полугодие, 9 месяцев и годовой отчет.

Образец заполнения нулевой формы 6-НДФЛ

Если с июля у организации нет данных для заполнения Раздела 2, то этот раздел требуется предоставлять в ФНС, но заполнять его не нужно. Таким образом, в свободных клетках будут ставиться прочерки в соответствии с требованиями 2019 года.

Важно. Если компания решит сдать нулевой отчет 6-НДФЛ, ФНС примет его. Однако его не предоставление тоже не будет нарушением. В форме обязательно необходимо заполнять итоговые данные за весь отчетный период. В нулевых отчетах там будет стоять ноль.

Ошибки при заполнении 6-НДФЛ

Во время внесения больничных листов в отчет 6-НДФЛ бухгалтера часто совершают типичные ошибки. Поэтому рекомендуется внимательно проверять составленный отчет самостоятельно или обратиться к другому специалисту. Он сможет перепроверить и указать на ошибки при их наличии. Вот что обычно вносится неправильно:

• неправильно исчисляется сумма налога;
• ошибки в датах;
• сдача отчетов за работников в филиалах в ФНС по адресу регистрации головного отделения компании.

Требуется внимательно проверять все, так как компании могут грозить санкции за несвоевременную сдачу финансовой отчетности.

Типичные ошибки при заполнении 6 НДФЛ

Санкции за недостоверные данные в отчете 6-НДФЛ

Налоговый кодекс РФ предусматривает различные санкции за предоставление неправильных данных по 6-НДФЛ или за их полное отсутствие. Они указаны в самом НК РФ, а также предусмотрены ФЗ-113, который значительно ужесточил существующие ранее санкции. Сделано это, чтобы налоговые агенты не пытались уйти от оплаты налогов.

Нарастающий итог не позволяет заниматься подбором необходимых чисел, ориентируясь на итог. При этом существуют внешние и внутренние контрольные соотношения, по которым требуется проверять правильность составления финансового отчета. Это особенно актуально, если сотрудник предоставил больничный лист, потому что тогда работа бухгалтера немного усложняется.

Схема исправления ошибок по 6 НДФЛ

Большинство ошибок связаны с невнимательностью и небольшим опытом бухгалтера. Поэтому сотрудники ФНС обычно возвращают отчеты с требованием переделать их. Однако от штрафа невозможно будет избавиться при выявлении нарушений во время проведения камеральной проверки.

Таблица 3. Санкции за выявление ошибок в составлении отчета 6-НДФЛ

Стоит отметить, что вопросы по заполнению 6-НДФЛ возникают практически у всех начинающих бухгалтеров. Поэтому рекомендуется внимательно изучать все материалы по заполнению документации. При следовании примерам по внесению больничных листов проблем возникнуть не должно.

Важно. Есть возможность подавать уточнения к сданному отчету. Если сумма, указанная в документе, была меньше, то необходимо внести дополнительные средства в бюджет и предоставить уточнения в ФНС. При перечислении большей суммы возможно написать заявление на возврат излишек.

Заполнение 6-НДФЛ в 1С

Сегодня практически все бухгалтеры заполняют отчеты 6-НДФЛ через 1с. Это намного быстрее и проще. При этом вероятность возникновения ошибки минимизируется. Но важно следить за тем, чтобы программа была последней версии. Если использовать бланки старого образца, то ФНС вернет отчет, при этом появится право на начисления штрафа.

Работа через 1С, предполагает несколько преимуществ:

• есть возможность исправить опечатку;
• программа сама все проверяет по контрольным соотношениям;
• автоматическая выгрузка данных из заполненных ранее регистров для ФНС, с целью автозаполнения известной информации;
• возможность сделать пояснения к сданной форме отчета через программу;
• отчет сохраняется в электронной форме и его можно распечатать по мере необходимости.

6-НДФЛ в 1с

Таким образом, важно использовать последнюю версию программы 1С для быстрого и правильного составления необходимых отчетов.

Во время внесения больничного листа в отчет необходимо внимательно смотреть на даты. По сути, если он предоставлен в рамках одного отчетного периода, то все достаточно просто. Все сведения будут оформлены в одной форме 6-НДФЛ. Если выплаты производятся фактически уже в следующем месяцев, то приходится отображать часть данных в одном налоговом периоде, а вторую (который показывает фактическую выплату) в другом.

Видео: Отображение больничных и отпускных в 6 НДФЛ