Электронный больничный

Электронный больничный  – документ, свидетельствующий о нетрудоспособности сотрудника организации, сформированный в медицинском учреждении в специальной программе, участник дистанционного документооборота между компанией-нанимателем, фондом соцстраха и работником фирмы. В России «цифровые» листки введены год назад: на июня 2018-ого жители федерации уже получили более 1 000 000 виртуальных бюллетеней. Количество врачебных организаций, предприятий и российских граждан, участвующих в проекте, растет. Каковы особенности выдачи и оформления ЭЛН для работающего пациента больницы и нанимателя, мы расскажем в этом материале.

Электронный больничный: нюансы оформления

Достоинства и недостатки «цифровых» бюллетеней

В программе предоставления электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) уже около 40 субъектов. Лидирует в программе по большей части европейская часть нашей страны – Белгород , Липецк, Мордовия и Чечня, а также Кузбасс. Полностью на виртуальные бюллетени перешел Ненецкий автономный округ.

С правовой точки зрения подготовку и обработку документов регулируют закон № 86-ФЗ от 01 мая 2017-ого, уравнявший цифровую копию с бумажным версией, статьи нормативно-правовых актов, посвященных заботе и охране здоровья жителей России, опубликованного семь лет назад 21 ноября 2011, соответствующие постановления Минздрава, описывающий особенности выдачи больничных листов от 29 июня 2011-ого № 624н и закон № 255-ФЗ, регулирующий нюансы обязательного социального страхования российских граждан в связи с болезнью или уходом за ребенком.

Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ. Статья 78. Права медицинских организаций

Таблица. Положительные и отрицательные стороны «цифрового» ЛН

Какой больничный получать – электронный или распечатанный – решает сам больной.

Как организована передача сведений?

Информационное взаимодействие  в системе ЭЛН, регулирующей начисление и оплату субсидий по болезни и материнству, происходит в «Соцстрахе» — едином информационном пространстве российского ФСС. В проекте три стороны: наниматели, сам фонд, медучреждения и медико-социальная экспертная комиссии. Участие пациентов опосредованное. Компания может принять участие в программе при: 1) письменном соглашении на это от компании, 2) реальном включении в обмен сведениями при помощи регистрации на государственном ресурсе фонда социального страхования (или портал «Госуслуги»), 3) наличии специального программного обеспечения.

Схема взаимодействия в системе ЭЛН

Алгоритм  взаимодействия сотрудников, нанимателей, соцстраха и поликлиники выглядит следующим образом:

1. Доктор предлагает больному выдать вместо бумажного листка его электронную версию.
2. Пациент письменно соглашается на передачу в поликлинику своих данных и однократное разрешение на получение цифрового бюллетеня, при этом он сообщает врачу о регистрации предприятия, на котором работает больной, в системе «Соцстрах», показывает СНИЛС.
3. Врач направляет интернет-запрос о присвоении виртуальному бюллетеню порядкового номера в данную систему.
4. Лечебная организация – одна из сторон проекта – заполняет «цифровой» больничный, визируя его усиленной цифровой  подписью терапевта и самой клиники. Если период нетрудоспособности свыше 15 дней, то виртуальный аналог бюллетеня подписывает и председатель врачебного экспертного комитета.
5. Сведения отправляются в учреждение социального страхования, а сотруднику  предоставляется талон с данными его бюллетеня для передачи его страхующей работника организации.
6. Экс-пациент  сообщает в компанию полученный номер/компании приходит информация о появлении нового бюллетеня в ЛК на портале государственной страховой организации. Тут есть два варианта развития событий: а) работодатель получает напрямую из базы страхователя с помощью бухгалтерской программы всю информацию о времени пребывания на больничном, рассчитывает субсидию, отправляя сведения в соцстрах; б) наниматель в личном кабинете заполняет все графы  бюллетеня в части «Заполняется работодателем», также посчитав сумму пособия.
7. В субъектах, где работает проект «Прямые выплаты», на основании информации, внесенной медучреждением и сторонними предприятиями, соцстрах оплачивает свою часть компенсации сразу гражданину, минуя организацию, за исключением тех суток нахождения на бюллетене, которые оплачивает работодатель. В остальных регионах наниматель отдает работнику все пособие полностью в счет уплаченных в ФСС взносов – их Фонд затем возмещает.

Заболевший гражданин тоже может отслеживать состояние своих виртуальных больничных, зарегистрировавшись в «Личном кабинете застрахованного лица» на портале российского соцстраха.

Особенности оформления «цифрового» больничного

В ЭЛН заполняются, как и его бумажный вариант, две части – медорганизацией, предприятием – нанимателем. Только происходит это на компьютерной технике. Для клиник государственные страхователи разработали бесплатное программное обеспечение, которое можно скачать на их сетевом ресурсе. Оно совершает все необходимые действия: и открывает/закрывает бюллетени, проверяет их на ошибки, сама вносит в  нужные графы  имеющиеся сведения о пациенте, визирует ЭЛН цифровыми подписями  и отсылает информацию к страхователям.

Заполнение формы электронного больничного в медучреждении

Заполнение электронной версии включает в себя те же строки, что и в бумажном варианте: наименование лечебного учреждения, персональные данные доктора и его должность,  причину пребывания на бюллетене – причина обозначается двузначной кодировкой (01 – заболевание, 02 –  травма, 03 – нахождение в  карантине и т.д.), номер документа, его статус (впервые выдается или вторично), сведения о застрахованном лице, дата выдачи и день выхода на работу, сроки нахождения на бюллетене. Дополнительные строки – диагноз, номер истории болезни  — не заполняются. Затем заполненный электронный документ направляется государственным страхователям для начисления компенсации.

Возможность взглянуть на цифровой вариант ЛН после его оформления клиникой получают все участники процесса лечения. Виртуальные больничные находятся в общем информационном реестре клиники, от имени которой листы, подтверждающие временную неработоспособность, отправляются в соцстрах.

Как внести данные через личный кабинет страхователя?

Этап 1.  Получение усиленной квалифицированной  электронной подписи. Её можно затребовать в  специальных организациях. Предприятия представляют учредительные бумаги, выписку из Единого госреестра юрлиц,  регистрацию в ИФНС. Новую цифровую подпись запишут на носитель — специальную карту или флешку. Стоимость услуги определяется самим центром.

Этап 2. Регистрация в системе «Соцстрах». Ознакомиться с текстом согласия на электронный документооборот с Фондом соцстраха. Генеральный директор компании подписывает соглашение, оно отправляется в отделение соцстраха по месту нахождения организации.

Этап 3. Регистрация в личном кабинете страхователя. Здесь нужны уже имеющиеся логин и пароль на портале предоставления государственных услуг. Если у компании они, то нужно их сделать:

1. Страница «Организации» на gosuslugi.ru.
2. Создание новой учетной записи с использованием электронной подписи.
3. Регистрация в личном кабинете на сайте соцстраха.
4. Внесение информации о предприятии в электронную базу данных.

Личный кабинет страхователя позволяет:

• получать сообщения о поступлении новых больничных;
• просмотр и распечатку электронных версий бюллетеней;
• введение данных о страхователе в готовые бланки, когда периодов нерспособности больше трех;
• перенос полученной информации в таблицу Exel;
• просмотр уплаченных работнику напрямую и возмещенных компенсаций;
• подготовка обращений в Фонд с возможностью поиска по разным параметрам;
• подача заявок для получения консультаций.

Этап 4. Установка специальных программ страхового фонда по проведению расчетов компенсаций программного обеспечения. Они доступны для бесплатного скачивания на сайте фонда.

Кадровики и бухгалтерия обязаны иметь доступ к ЛК, поскольку именно они вносят в электронные листки нужную информацию о количестве лет страхового стажа и условиях начисления компенсации.

Этап 5. Назначение ответственного за работу с «цифровыми» бюллетенями сотрудника бухгалтерии организации, доведение информации о возможности получения электронных больничных до работников, например, в общей почтовой рассылке.

Этап 6. Заполнение виртуального документа начинается, когда работник передаст ответственным сотрудникам учреждения номер своего ЭЛН, выданного в больнице. Внесение сведений  в него  похоже на заполнение бумажных бюллетеней. Цифровая версия включает в себя те же строки и поля. Чтобы получить доступ к документу, нужно ввести в личный кабинет СНИЛС и номер больничного листа. Что необходимо указать?

• название предприятия, его номер в соцстрахе, код подчинения;
• статус должности (основное/по совместительству);
• свидетельство о регистрации в системе пенсионного страхования  и идентификатор налогоплательщика;
• день, когда человек вышел на работу после болезни;
• объем страхового стажа, влияющего на сумму компенсации;
• среднедневная зарплата, размер субсидии, разделенной на часть, оплачиваемую нанимателем, и возмещаемую государственными страхователями;
• фамилию и инициалы руководителя предприятия.

Эти данные сохраняются, заверяются электронной подписью и автоматически отправляется в ФСС.

Видео — Как оформить больничный лист в личном кабинете страхователя

Как вносить информацию в больничный через «1С»?

Для оформления понадобится версии продукта 8.3.10 или выше, конфигурация ЗУП 3.1.2.293 и новее, подключение к «1С-Отчетность» (тогда нужный  сертификат настраивается сам) или просто установленный сертификат фонда соцстраха для виртуальных больничных).

Этап 1. Внесение данных во вкладку «Больничный лист». Указывается фирма, ФИО работника, номер бюллетеня, затем следует запрос информации из ФСС, после которого поля заполняются сами.

Получение данных из ФСС происходит автоматически

Субсидию по временной нетрудоспособности программа считаем сама, основываясь на сведениях, содержащихся в базах организации.

Автоматическое заполнение строк из имеющейся в Фонде информации

Данные о лечебно-профилактической организации, выдавшей бюллетень, будут заполнены автоматом. Для проверки достаточно перейти по соответствующей ссылки, она показана на иллюстрации.

Так можно посмотреть сведения о докторах и медорганизации, выдавших бюллетень

Этап 2. Отправление  отчета в фонд соцстраха. Для этого пользователю необходимо создать реестр листков нетрудоспособности в указанной программе.

Процесс создания электронного реестра

Таблица заполняется двумя методами: перечнем всех больничных листов, ещё неотправленных в Фонд,  или конкретными.  Затем отчет необходимо провести – проверить его на заполненность обязательных граф и строк. Чтобы отослать цифровой  реестр нужно нажать «Отправить реестр в ФСС». Заполнение документа окончено.

Проведение электронного реестра через систему

Последний шаг в оформлении ЭЛН. Расчет пособия и его оплата в соцстрахе. Алгоритм отличается при разных видах выплат.

1. По взаимозачету. Здесь выплата больничного традиционна: сотрудник получает больничные при получении зарплаты, а организация возмещает понесенные траты в Фонде, предоставляя туда заявление или справку-расчет.

   Алгоритм действий при оплате пособия по зачетной схеме

2. При осуществлении прямых выплат. Некоторые российские регионы, указанные в  правительственном Постановлении № 294 от 21 апреля 2011, действуют по другому сценарию. Свою часть пособия по временной нетрудоспособности выплачивает соцстрах сразу сотруднику.

Алгоритм действий при оплате пособия по программе «Прямые выплаты»

В этом случае бухгалтерия производит следующие действия:

• после рассчитывания среднедневного заработка больничные за трое суток включает в зарплату;
• направляет электронный перечень ЭЛН через всемирную сеть в фонд или заполняет обращение от имени работника организации в соцстрах на выплаты  (при личном появлении в фонде);
• контролирует процесс перечисления денег сотруднику на его счет.

Соцстрах  оплатит ЭЛН в течение трех рабочих дней.

 Можно ли заменить «цифровой» аналог бумажным?

Если организация не подключилась к системе «Соцстрах», то руководство компании может попросить сотрудника принести дубликат больничного, который медучреждение оформит по просьбе гражданина, при этом работники поликлиник аннулируют ранее выданный ЭЛН, но сама запись о его оформлении из системы не удалится. Датой выдачи будет день получения на руки бумажной версии.

Подробнее, как получить дубликат больничного листа можно прочитать в нашей статье. В материале описан его отличия от оригинала, процесс оформления и получения повторного экземпляра в медицинском учреждении.