Как рассчитать отпускные? Калькуляторы, расчет в 2020 году

Ежегодно бухгалтерия занимается такой операцией, как расчет и начисление сотрудникам компании отпускных выплат при их желании взять отдых. Если в компании отсутствует бухгалтер, то этим должен заниматься руководитель организации. С 2020 года порядок расчета денежных средств, предназначенных для оплаты отдыха, лишь немного поменялся, но представляет собой ту же самую процедуру, что и в 2019 году. Стоит отметить, что первые изменения произошли еще в 2015 году.

Как рассчитать отпускные?

Данная статья расскажет подробнее о том, какие изменения произошли в процедуре расчета.

Закон

Если говорить о законодательной базе, то для рассмотрения возможных изменений, которые произошли с процедурой расчета, стоит обратиться к статье под номером 19 из ТК РФ.

Также дополнительным документом, благодаря которому получится проследить изменения, является Постановление Правительства от 24.12.2007 под номером 922.

Выдержка из Постановления Правительства от 24 декабря 2007 г. №922

Наконец, обращаться за помощью можно к федеральным законам о:

• занятости граждан в стране;
• профсоюзах;
• минимальном размере заработной платы труда;
• гарантиях лицам, проживающим на территории государства, которые работают в условиях крайнего севера, а также в других районах, где климат считается неблагоприятным.

Важно! Среди всех перечисленных документов Трудовой кодекс является практически основным и самым важным, так как именно он выступает главным, когда речь заходит об отношениях между сотрудником и компанией-работодателем.

Для выяснения правил расчета отпускных и проч. стоит обращаться к Трудовому кодексу РФ

Предприниматели при расчете денежных средств на отпуск могут обращаться за помощью к следующим статьям данного кодекса:

1. 125 ТК РФ. В ней регулируется деление отпускных дней;
2. 139 ТК РФ. В этой статье представлен алгоритм расчета возможных компенсаций сотруднику.
3. 315 и 316 ТК РВ. Представляют информацию о порядке расчета денежных выплат сотрудникам, которые работают в тяжелых для жизни условиях. Также благодаря данным статьям устанавливается коэффициент в зависимости от района, где работает сотрудник.
4. 93 ТК РФ. Определяет влияние неполной занятости сотрудника.
5. 136 ТК РФ. Здесь речь идет о том, в какой день требуется начислять денежные выплаты. Если говорить точнее, то отпускные выплачиваются за три дня до того, как сотрудник отправляется в отпуск.
6. 240 и 226 Налогового кодекса РФ. Позволяют учесть уплату организацией различных налогов или других затрат за сотрудника.

Также стоит обращаться к Налоговому кодексу

Общая информация

Отпускными называется материальное вознаграждение сотруднику, выраженное в денежной форме. Оно полагается каждому сотруднику, который состоит с работодателем в деловых отношениях, и начисляется перед отпуском.

Что касается права на отпуск, то его имеет каждый сотрудник согласно Трудового кодексу РФ (статья 123 ТК РФ «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»). Единственное – сотрудник должен заранее предупредить работодателя о своем намерении уйти на определенный промежуток времени в отпуск. Также большинство организаций составляют специальный график отпусков. Это необходимо для того, чтобы во время работы фирмы не было застоев из-за желания работников уйти в отпуск одновременно.

Важно! Также уведомление сотрудника о желании уйти в отпуск должно быть заблаговременным для того, чтобы получилось проинформировать администрацию и ответственные лица для планирования бюджета.

Статья 123 ТК РФ «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»

Стандартный отпуск, которым имеет право воспользоваться подчиненный компании, составляет 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ «Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска»). Исключения в количестве дней возникают, если работа производится в тяжелых условиях, малоразвитых регионах и при ряде дополнительных факторов, учитываемых Кодексом. Использовать дни можно в любом количестве и любом порядке, если между работодателем и сотрудником имеет место быть договоренность.

Важно! Также правилом для всех сотрудников является то, что одна половина отпуска должна составлять не менее двух недель.

Статья 115 ТК РФ «Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска»

Отпуск предоставляется по специальному заявлению работника. Каждое написанное заявление должно быть просмотрено дирекцией, которая впоследствии выпустит приказа о положительном решении насчет будущего отпуска сотрудника. Далее документ поступает в бухгалтерию, где подсчитываются все необходимые денежные выплаты или компенсации, которые затем перечисляются на счет подчиненному.

Как начисляются отпускные?

Самый простой пример расчета подразумевает произведение количества дней предстоящего отпуска на средний дневной размер заработка подчиненного компании. Единственное, что стоит заметить, – учитываются календарные дни. Поэтому если в отдых входят праздничные дни, нужно запомнить, что они из расчета исключаются.

Праздничные дни, даже если они выпадают на дни отпуска, не оплачиваются

Также стоит отдельно рассмотреть один важный момент. Существуют случаи, когда нерабочие дни в расчет включаются. Например, отпуск сотрудника выпадает на числа с 18 по 28 февраля. В этой ситуации 23 февраля будет перенесено на 25, так как праздничный день выпадает на субботу.

Важно! Однако, несмотря на то, что 25 числа будет считаться официальным выходным, в расчет этот день все равно включат, а 23 – нет.

Что изменилось с 2015 года?

Главным показателем, на который обращают внимание бухгалтеры при подсчете отпускных, — это количество дней, которые сотрудник успешно отработал в компании. Показатель выступает в качестве коэффициента, и его размер устанавливается на законодательном уровне. В 2015 году размер коэффициента составлял 29,4 дня. Во время расчета во внимание принимают только рабочие или выходные дни, праздники исключаются.

На сегодняшний день коэффициент составляет 29,3. Изменение возникло из-за того, что в новом году появились два дополнительных праздника – 6 и 8 января. И хотя оба этих дня были обозначены праздничными еще в 2012 году, изменение коэффициента произошло лишь год назад.

Формула расчета отпускных

Таким образом, стоит сделать вывод, что в связи с уменьшением показателя рабочих дней произошло соответствующее уменьшение суммы денежных средств, выплачиваемых сотруднику для отдыха. Однако это единственные изменения, произошедшие за несколько лет. И вся процедура выглядит так:

1. Устанавливается промежуток времени, в течение которого работник успешно справлялся с поставленными задачами компании.
2. Определяется количество дней предстоящего отдыха, которые может позволить себе работник. Согласно трудовому законодательству, минимальный размер отпуска должен составлять 28 дней, однако у некоторых категорий это число увеличивается в зависимости от условий труда.
3. Рассчитывается показатель среднего заработка, который сотрудник получает за день.
4. Производится расчет отпускных. Выполняется процедура путем умножения количества дней предстоящего отпуска на полученный выше показатель.

Наконец, последним пунктом является выплата отпускных сотруднику, которые он должен получить за три дня до того, как отправится на отдых (ст. 136 ТК РФ).

Отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до выхода в отпуск

Важно! Также стоит упомянуть, что если фирма по каким-то причинам ликвидируется, то сотрудникам выплачиваются отпускные в качестве компенсации за неиспользованный отдых.

Какие периоды входят в расчет отпускных?

Прежде, чем сотрудник получает деньги на предстоящий отдых, производится расчет суммы, которую ему может выплатить организация. Необходимость в подобном расчете возникает при следующих ситуациях:

1. Трудовой стаж работника в компании составил больше года. В этом случае расчетным периодом станет год.
2. Трудовой стаж меньше года. Тогда в качестве расчетного периода будут выступать все дни с момента, когда работник впервые вышел на свою должность. Стоит заметить, что подчиненный должен пробыть в компании не меньше полугода для того, чтобы получить отпуск. Однако при желании срок можно сделать меньше, если на это найдется веская причина.

Чтобы получить отпуск, нужно проработать не менее полугода

Также стоит упомянуть момент, когда сотрудник решил уволиться. Несмотря на подобное решение, компания должна осуществить выплаты. Расчетный период определяется в зависимости от того, сколько подчиненный пробыл в компании, и может быть равен как году, так и нескольким месяцам.

Как уже было сказано, среднедневной заработок является достаточно важным показателем, влияющим на размер отпускных. На данный показатель влияют следующие выплаты:

• оклад работника;
• премии, которые сотрудник получил на протяжении расчетного периода;
• различные доплаты, вызванные тарифными ставками или районными коэффициентами;
• надбавки к заработной плате, если они производились официально и имеют соответствующий документ-отчет;

Расчет среднедневного заработка

Также стоит упомянуть периоды, выплаты которых необходимо отнять из рассматриваемой расчетной суммы. К таким периодам относятся стандартные начисления, а также:

• оплата за больничный;
• оплата дней отдыха, которыми сотрудник уже воспользовался;
• выплата денежных средств, израсходованных на командировки;
• оплата дополнительного обучения;
• выдача премий;
• материальная помощь;
• различные проценты. Относится к тем, кто является акционером фирмы;
• оплата расходов на транспорт или еду.

Важно! Перечисленные выше показатели должны быть учтены при расчете необходимых отпускных выплат.

Необходимо учитывать также различные дополнительные выплаты

Какие показатели влияют на расчет?

Прежде всего, при расчете отпускных стоит учитывать число отработанных сотрудником компании календарных дней. Далее стоит принять во внимание дни, когда происходили прогулы, невыходы по уважительным причинам.

Основные моменты

Ранее уже было отмечено, что для получения отпуска сотрудник должен отработать в компании не менее полугода. По окончании данного срока работник имеет полное право подавать заявление на предоставление отпускных оплачиваемых дней.

Количество дней, отведенных для отпуска в году, не превышает числа 28 в стандартных ситуациях. При желании сотрудник может разделить это количество на несколько отпусков, но при этом одна часть должна составлять две недели и никак не меньше (ТК РФ Статья 125).

Статья 125 Трудового кодекса Российской Федерации

Также работник компании может попросить о досрочном отпуске, если возникли следующие причины:

1. Декрет. При этом отпуск может быть предоставлен как до ухода на декрет, так и после выхода на него.
2. Усыновление ребенка. Речь идет о ребенке, не достигшем возраста 3 месяцев.
3. Возраст сотрудника не превышает 18 лет. Любой несовершеннолетний работник может потребовать отпуск раньше установленного законодательством срока.

Важно! Если сотрудник трудится неполный рабочий день, то его производственный календарь не имеет никаких отличий от календаря тех, кто работает целый день. Таким образом, оба сотрудника имеют право на предоставление им отпуска в размере четырех недель за год.

Внеочередной отпуск может быть предоставлен при определенных условиях

Выплата отпускных

Чтобы не обидеть сотрудников, необходимо при расчете отпускных пользоваться тем, что пишет закон. Все формулы для расчета необходимой суммы давно составлены, поэтому обратиться к ним не составит никакого труда. Опытный или достаточно грамотный бухгалтер способен произвести расчет в считанные минуты, основываясь на законодательных актах, и при этом не сделать никакой ошибки.

Формула

Формула для расчета отпускных сотруднику фирмы представлена ниже. Она понятна из статьи 139 ТК РФ.

О = СДЗ * ДО.

В этом случае СДЗ – среднедневной заработок;

ДО – количество дней, выделенных на отпуск сотруднику.

Для удобства расчетов ниже представлен калькулятор.

Перейти к расчётам

Чтобы рассчитать СДЗ, нужно обратиться к следующей формуле:

СДЗ = СЗ*12/(12*К).

СЗ – это средняя заработная плата за рассматриваемый расчетный период. Как уже было сказано, он составляет год;

К – коэффициент, равный 29,3 для 2020 года.

В калькуляторе ниже вы можете произвести расчеты СДЗ.

Перейти к расчётам

Формула расчета отпускных

Пример

Чтобы разобраться в расчете отпускных, стоит рассмотреть небольшой пример. Пусть сотрудник Сидоров Е.Е. трудится на компанию ООО «Газнефть» уже около 4 лет. Согласно ранее утвержденному графику, Сидоров может уйти в отпуск с начала июня 2016 года на 28 дней, если верить законодательству. И при этом известно, что сумма выплат, которую получил работник за прошлый год, составляет около 330 000 рублей. Также на протяжении последнего года Сидоров Е.Е. получил 8500 рублей.

Расчет выглядит так:

1. Определяется среднедневной заработок: СДЗ = (330 000 – 8 500)/(12*29,3) = 914 рублей.
2. Определяется размер отпускных выплат: О = 914*28 = 25 592 рубля.

Данная ситуация рассмотрена для тех сотрудников, которые отработали в компании больше года.

Расчет отпускных для сотрудников, проработавших больше года, и тех, что проработали меньше года, несколько отличается

Ниже представлен пример расчета отпускных для тех, кто проработал в компании меньше года.

Например, Сидоров Е.Е. работает в компании ООО «Север» около 6 месяцев. Основываясь на этой информации, требуется определить максимальную возможность продолжительности отпуска, а также сумму денежных выплат, которые сотрудник получит за этот период.

Известно, что стандартная величина отпуска составляет 28 календарных дней. Исходя из этого, можно получить полугодовой период длины отпуска:

ДО = 28/12 14 * 6 = 14 дней.

За все время работы Сидоров получил 100 000 рублей, и при этом не было никаких дополнительных выплат. Тогда средний дневной заработок составит:

СДЗ = 100 000 / (6*29,3) = 568 рублей.

Наконец, сумма отпускных выплат равняется:

О = 568 * 14 = 7 952 рубля.

При необходимости для удобства расчета можно пользоваться специальными онлайн-калькуляторами, которые находятся в свободном доступе в интернете.

Очень важно во время подсчета отпускных обратить внимание на то, что все изменения размера зарплаты работника, которые имели место быть за весь рассматриваемый период, необходимо учитывать. Если возможные изменения произошли во время отпуска работника, то это тоже стоит принять во внимание и сделать своевременный перерасчет предоставляемых сотруднику денежных средств.

При расчете отпускных учитывается изменение размера зарплаты

Важно! Судя по представленным выше формулам, можно сделать вывод, что расчет отпускных – это совершение действий между среднедневным заработком работника и периодом, который он успел отработать за время пребывания в компании. Иногда расчеты представляют собой использование дополнительных формул, подразумевающих вычитания различных выплат или периодов, речь о которых уже шла выше. Поэтому подобная процедура по определению отпускных требует ответственного отношения и знаний в области экономики и законодательства.

Что делать с отпускными, если нет отработанных дней?

Возникают ситуации, когда сотрудник по каким-то причинам не успел отработать ни одного дня. Тогда расчет отпускных определяется исходя из показателей среднего заработка в предыдущие 12 месяцев. Чтобы стало понятнее, стоит рассмотреть пример.

Булатова Т.С. на протяжении 2019 года была вынуждена сидеть дома, из-за чего ей пришлось взять отпуск. В 2020 году она все-таки приступила к работе, но в ее планах в конце января (20 числа) взять очередной отпуск. Перед бухгалтером встает не самая простая задача.

Если рассматривать стандартный пример расчет, то отпускные стоило бы подсчитать за прошлогодний период. Однако никаких отработанных дней у сотрудницы на протяжении года не было из-за возникших серьезных обстоятельств.

Важно! Тогда бухгалтер обращает внимание на 2018 год и берет показатели оттуда.

В некоторых случаях бухгалтеру придется обратиться к данным не за прошлый год, а более ранним или поздним

Стоит рассмотреть еще одну ситуацию. Например, та же Булатова Т.С. хочет пойти в отпуск, но до этого она два года не работала в компании, поэтому никаких сведений о среднедневном заработке не получить. Тогда бухгалтер должен рассчитать данный показатель, исходя из сведений, которые он получит на момент начала работы сотрудницы, а именно – в том месяце, когда Булатова планирует уходить в отпуск.

Определение количества дней отработанного периода

Ответ можно получить, рассматривая очередной пример. Некий гражданин Сидоренко В.Л. вышел на работу в начале 2020 года, а именно – 8 января. Уже к 20 числам месяца Сидоренко планирует взять отпуск. Необходимо определить период, за который должны будут выплачены отпускные.

Так как до выхода на работу сотрудник с компанией не имел никаких дел, то бухгалтер должен будет учесть только те календарные дни, которые Сидоренко успел отработать, а именно – начало 2020 года. В расчет будет включаться основной оклад за эти дни. Его необходимо поделить на количество дней, которые были отработаны сотрудником. Так, например, с 8 по 29 января пройдет около 22 дней.

Важно! Что касается отработанных суток в данном периоде, то их число у гражданина Сидоренко составляет 21 день.

Иногда учитывается оклад за небольшой период времени

Наконец, у сотрудника может возникнуть такая ситуация, когда он еще не успел отработать ни одного дня, но ему срочно понадобился отпуск. В этом случае бухгалтер осуществляет подсчет отпускных, исходя из оклада сотрудника или тарифной ставки, которую прописывает у себя организация.

Как подсчитать отпускные, если сотрудник получал премии?

Если во время рабочего периода сотрудник регулярно получал какие-либо премии, то их необходимо учитывать при расчете отпускных и при этом принять во внимание несколько правил. Основные моменты, на которые стоит обратить внимание, представлены в таблице.

Выплаченные сотруднику премии должны быть учтены при расчете отпускных

Как считать отпускные с премиями?

Чтобы закрепить и сильнее понять полученный материал, стоит снова рассмотреть несколько примеров. Так, сотрудник компании ООО «Фестиваль» Иванов О.В. хочет взять отдых к концу января нынешнего года. Заработная плата на 2019 год равнялась около 900 000 рублей. Также в начале 2020 Иванову была выдана премия от компании в размере 28 000 рублей за то, что вовремя выполнил поставленный организацией план.

Определяется средний заработок. Он составляет 900 000 + 28 000 = 928 тыс. рублей.

Важно! Стоит отметить заранее, что в этом случае учет премии удовлетворяет правилам, прописанным выше. Она была выплачена сотруднику за достижения прошлого года.

Как считать отпускные?

Перед тем, как приступать к основному расчету, стоит найти среднедневной показатель и сравнить его с показателем МРОТ, который действует на момент отпуска. Чтобы это сделать, необходимо рассматриваемый показатель умножить на коэффициент 29,3, после чего сравнить с минимальным размером оплаты труда.

Нужно перед расчетом отпускных сравнить СДЗ с МРОТ

При расчете итоговой суммы стоит рассмотреть две ситуации:

1. СДЗ больше МРОТ. Таким образом, деньги на отдых высчитываются по формуле: СДЗ* ДО.
2. СДЗ меньше МРОТ. Тогда стоит использовать следующую формулу: МРОТ/29,3 * ДО.

Также стоит учитывать, что при подсчете отпускных необходимо вычесть различные налоги и страховые взносы. После окончательных действий сумма перечисляется сотруднику.

Важно! В качестве заключения можно рассмотреть последний пример расчета отпускных при полном рабочем периоде.

Пусть менеджер Святов устроился на работу и вышел на нее 19.12.2018. В отпуск мужчина собирается уйти 1 февраля 2020 года. При этом он захотел потратить на отдых все 28 дней, оклад сотрудника составляет 21 000 рублей за один месяц. До этого никаких дополнительных начислений не производилось. Расчет выглядит следующим образом:

1. Определяется расчетный период. В данной ситуации — это время с февраля прошлого года до января нынешнего. Таким образом, количество дней, которые отработал сотрудник, составляет 351 день.
2. При учете прошедших 12 месяцев выплаты определяются так: 20 000 * 12 = 240 000 рублей. Другими словами, за год сотрудник получил от компании именно эту сумму.
3. Вычисляется СЗО: 240 000 / 351 = 682 рубля.
4. Полученное число сравнивается с МРОТ: 682*29,3 = 19 999 рублей.
5. Так как окончательный результат получился больше МРОТ (11280 рублей), то окончательная формула расчета выплат представит собой умножение фактического среднего дневного заработка на количество отпускных дней.

В результате сотрудник получит 19 112 рублей.

Если отпускные больше МРОТ, значит, производится стандартный расчет

Также при желании можно рассмотреть пример, когда расчетный период является неполным. В этом случае внимание стоит обратить на:

• Дату выхода сотрудницы на работу;
• Дату желаемого отпуска;
• Наличие больничного или других уважительных причин, подтвержденных документами.

Все пропущенные дни вычитаются из основной суммы расчета, а сама процедура практически ничем не отличается от предыдущей.

Итак, расчет отпускных, как правило, производится по определенному алгоритму, однако бывают и исключения. Они были упомянуты в статье. Если изучить статьи ТК РФ, можно узнать обо всех нюансах расчета отпускных.

Видео — Как рассчитываются отпускные