Приказ о замещении: образец и особенности заполнения

Замещение является непростой процедурой как для начальника, так и для подчиненного, которому предстоит взять на себя новые обязанности. Долгое отсутствие сотрудника требует заполнение вакантного места во избежание сбоев в работе коллектива. В таких случаях работодатель может воспользоваться как замещением, так и совмещением – в зависимости от обстоятельств. О том, какие типы замены существуют и как выглядит приказ о замещении на время больничного рассказываем далее.

Приказ о замещении

Когда требуется замещение сотрудника

Большинство вопросов, связанных с замещением сотрудников, оговариваются 71 и 72 статьями трудового кодекса РФ. Как правило, замещение происходит при уходе сотрудника в отпуск. Разумеется, потребность в замещении возникает далеко не всегда. Речь о замене заходит, как правило, не при двухнедельных отпусках, а при уходе работника на более продолжительный период (если это не генеральный директор или любой другой человек, занимающий высокую должность).

Чаще всего замещение бывает актуально при длительном отсутствии сотрудника

Если речь идет о замещении сотрудника на период больничного или отпуска, то существуют три уважительных причины:

• болезнь, требующая длительного отсутствия работника (в таких случаях доктора продлевают срок действия больничного листа на месяц и более – в зависимости от обстоятельств и тяжести заболевания);
• временная нетрудоспособность, непосредственно связанная с беременностью, родами и последующим уходом за ребенком. Женщина имеет право находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет – и на этот период работодателю непременно потребуется замена;
• болезнь одного из членов семьи (как правило – ребенка). Помимо детей, сотрудники могут также брать больничный по уходу за престарелыми родственниками, родственниками с инвалидностью и серьезно больными родителями.

Уход сотрудника на больничный по уходу за ребенком может затягиваться по времени, что нежелательно для работодателя

Виды замещения

Если говорить просто и коротко, то существует всего два основных варианта замены сотрудника – это замещение и совмещение:

• замещение означает полный переход сотрудника на должность отсутствующего коллеги;
• совмещение предполагает единовременное выполнение двух типов деятельности, при этом сам сотрудник остается на прежней должности, которая прописана у него в трудовом договоре. При этом работник берет на себя лишь часть функций заболевшего коллеги, за которые ему полагается доплата.

Совместительство бывает внешним и внутренним

Однако на законодательном уровне существует более детальное разделение, с нюансами которого мы и познакомимся в данной главе.

Согласно трудовому кодексу, замена может производится несколькими способами:

• на должность отсутствующего работника переводится другой действующий сотрудник на определенный период времени. По возвращению прежнего работника, этот сотрудник возвращается к своим прежним обязанностям;
• действующему сотруднику предлагается работа по совместительству, предполагающая выполнение сотрудником как своих старых обязанностей, так и новых – которые ранее возлагались на ушедшего в отпуск подчиненного. Работать по совместительству может сотрудник как из той же самой, так и из другой компании – выделяют, соответственно, внутреннее и внешнее совместительство;
• новый сотрудник принимается на работу, подписывая срочный трудовой договор. Основным отличием от совместительства у данного типа работы является отсутствие необходимости сочетать свои и чужие обязанности;
  

  Образец срочного трудового договора

• действующий сотрудник берет на себя часть обязанностей сотрудника, ушедшего в отпуск за дополнительную плату. Данный вариант во многом схож с работой по совместительству, однако с точки зрения трудового кодекса – это иной вид заработка. Совмещение, в отличии от совместительства, осуществляется в пределах одной компании. Вопрос о размерах доплаты обсуждается между сотрудником и нанимателем, и определяется исходя из переговоров.

Более детальные отличия совместительства от совмещения описываются в таблице ниже.

Таблица 1. Совместительство и совмещение: сходства и различия

Видео — Совместительство и совмещение: отличия

Ограничения

Совмещение является весьма непростым занятием, поскольку предполагает фактическое совпадение компетенций отсутствующего и действующего сотрудников. Помимо недостаточной компетенции, уважительными причинами, по которым данный тип замены не сможет осуществиться, являются следующие:

• несовершеннолетний возраст сотрудника;
• сотрудники находятся в небезопасных и потенциально вредоносных условиях труда;
• работа связана с управлением определенным транспортным средством, либо предполагает обеспечение движения на дорогах. Существует специальное постановление, запрещающая совмещение замещение водителям, диспетчерам, пилотам, бортовым инженерам и так далее;
• работа связана с индустрией спорта. Так, замена спортсменов и тренеров имеет свои сложности и не производится без их согласия;
• сотрудники прокуратуры, а также адвокаты имеют ограниченные возможности по совмещению. Свою основную деятельность они могут совмещать только с профессиями в педагогической или научной сферах. Также им доступна и творческая направленность.

Водители транспортных средств не имеют возможности замещать своих коллег в силу специфики своей работы

Работодателям и сотрудникам важно понимать, что практически каждая отрасль предполагает свои особенности замещения, касающиеся не только работников прокуратуры, но и педагогов, медиков, фармацевтов, работников культуры и т.д.

Добровольный и обязательный перевод

Замещение может быть как добровольным, так и являться обязанностью для сотрудника. В большинстве случаев сотрудники идут на замену по собственному желанию. Но иногда случается и так, что должность отсутствующего сотрудника не может пустовать и руководитель организации обязан осуществить перевод в короткие сроки.

Согласно все той же семьдесят второй статье ТК, генеральный директор имеет право на перевод сотрудника не по его собственному желанию в двух случаях:

• замена, продолжительность которой не превышает одного месяца (без согласия сотрудника) – допускается только в экстренных случаях, при которых обойтись без перевода нельзя. При этом обязательным условием для перевода является наличие у действующего сотрудника квалификации, достаточной для корректного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника. При желании, сотрудник может оспорить правомерность такой замены и в таком случае доказать наличие веских обстоятельств для перевода должен сам начальник;
  

  В некоторых случаях, когда замена является необходимой, перевод сотрудника не требует его письменного согласия

• замена, длительностью от одного месяца и более (вплоть до момента возвращения отсутствующего сотрудника к своим обязанностям) – для такой длительной замены согласие переводимого работника в подавляющих случаях обязательно. Исключение составляют ситуации, в которых перевод не предполагает изменения условий заключенного при нанимании трудового договора.

Особенности оплаты

Помимо необходимости в замене ушедшего работника другим подчиненным с такими же знаниями, работодатель также должен позаботиться о соразмерной оплате труда. Основная сложность при замещении состоит в том, что алгоритмы начисления заработной платы действующему работнику зависят от типа замещения. В этой главе мы рассмотрим основные нюансы оплаты.

Оплата деятельности замещающего работника зависит от типа замещения

Перевод

Оплата переведенного сотрудника отталкивается, прежде всего, от результативности и тех объемов работы, с которыми он успел справиться. Размеры оплаты зависят, в свою очередь, от условий, при которых подчиненный оказался на новой для него должности:

• при замещении, произошедшем в результате экстренных обстоятельств, работник может рассчитывать на денежные суммы, которые будут ниже усредненной зарплаты на прежней должности;
• замещение, в результате которого подчиненный оказывается на должности, предполагающей более низкие требования к квалификации, работник также будет получать зарплату, которая будет меньше его прежнего заработка. Однако подобный перевод может быть осуществлен только после того, как сотрудник согласиться с такими условиями;
  

  Должность с более низкими требованиями к классификации предполагает более низкую зарплату

• во всех остальных случаях, предполагающих добровольный перевод работника, его заработная плата будет состоять из двух частей: должностной оклад + премия по результатам совершенной работы. Даже в том случае, если финальные цифры будут уступать размеру зарплаты на прежнем месте работы, к ним будет добавлена недостающая сумма.

Совместительство/срочный трудовой договор

Как работа по совместительству, так и принятие в штат нового сотрудника (на непродолжительный период) предполагают обязательное заключение трудового договора, который и будет регулировать оплату труда. Особенности и размер оплаты зависят от конкретной отрасли и должности, которую будет занимать работник и обсуждаются во время собеседования.

О том, в каких случаях заключаются срочные трудовые договоры и в чем заключаются их основные нюансы можно прочесть ниже.

Особенности срочного трудового договора

Совмещение

Как уже говорилось, совмещение предполагает взятие сотрудником дополнительной нагрузки, которая в норме принадлежит временно отсутствующему подчиненному. Параллельное выполнение двух обязанностей подразумевает доплату, которая не имеет фиксированной величины и устанавливается через диалог между работодателем и сотрудником.

При совмещении сотруднику производится доплата согласно результатам его работы

Основанием для расчета является как охват, так и содержание дополнительных заданий, которые взял на себя подчиненный. В то же время, согласно документу «О порядке выполнения работы…» в некоторых случаях взятие дополнительной нагрузки не предполагает финансовых бонусов. Дело в том, что в определенных должностных инструкциях прописывается пункт, согласно которому работник обязан брать на себя часть обязанностей отсутствующего сотрудника со схожей специализацией. В таких случаях приказ на замещение не оформляется.

Оформление замещения

Все спорные вопросы при оформлении замещения предусматриваются трудовым кодексом РФ:

• для перевода потребуется написание письменного соглашения;
• при совместительстве заключается два трудовых договора. Если совместительство внешнее, то договора заключаются с каждым из нанимателей по отдельности, если оно внутреннее, то оформляется два договора в рамках одной и той же организации;
• при назначении нового сотрудника на временно пустующую должность, заключается срочный трудовой договор;
• любые дополнительные задачи сотрудник берет на себя только по собственной воле. Данный вид работы предполагает оформление соглашения либо оговаривается во время устной беседы с нанимателем.

После того, как все указанные нюансы будут выполнены, составляется приказ о замещении, на котором подчиненный оставляет свою подпись в знак согласия со всеми условиями.

Приказ о замещении

Документы

Замещение сопровождается подписанием следующий бумаг:

• приказ на замещение;
• соглашение, которое подписывается сотрудником;
• трудовой договор (если было привлечено постороннее лицо);
• заявление о переводе, носящее временный характер.

Образец заявления о переводе

Сам по себе приказ состоит из стандартного набора пунктов:

• ФИО сотрудника, находящегося на больничном или в отпуске и обозначение причин его отсутствия;
• ФИО сотрудника, который будет поставлен на замену своему коллеге;
• дата начала замещения;
• дата окончания замещения;
• размеры оплаты за выполняемые обязанности;
• перечисление документов, которые легли в основу данного приказа.

Преимущества системы замещений и совмещений

Вероятно, у многих сотрудников все эти сложности с документальными подтверждениями вызывают отторжение и непонимание, что вполне закономерно. Однако все описанные выше меры необходимы, поскольку позволяют исключить некоторые проблемы:

• большие временные потери (и как следствие – сбои в производстве), уходящие на поиск подходящей кандидатуры на место временно отсутствующего работника. Найти извне сотрудника, который согласится на временную работу бывает достаточно сложно, поскольку многие соискатели рассчитывают на постоянное место;
  

  Благодаря системе замещений и совмещений компаниям удается избежать сбоев в работе

• неразграниченная ответственность подчас не дает о себе знать при слаженной коллективной работе. Однако стоит одному работнику уйти в отпуск или на больничный, как в коллективе начинаются неизбежные трудности. Четкое оговаривание обязанностей каждого работника позволяет избежать этой нежелательной путаницы.

Особенности оформления замещающего сотрудника

Оформление замены включает в себя несколько нюансов:

• временное замещение может перейти в постоянное (в результате чего сотрудник фактически займет новую должность). Такой исход возможен в том случае, если отсутствующий сотрудник по возвращению на работу не захочет переводится обратно, а работодатель не будет стремиться возвращать подчиненного на прежнее место;
• некоторые должности подразумевают заполнение дополнительных бумаг. К примеру, если работник переводится на вакантное место кассира, то он будет обязан подписать документ о материальной ответственности;
  

  Образец договора о материальной ответственности

• при сменной работе замещение сотрудником своего коллеги будет оформлено в виде дополнительной обязанности. При этом работодатель должен следить за тем, чтобы замещающий сотрудник не выходил на работу подряд в две смены, поскольку это запрещено. Также, поскольку замещение будет приходится на выходные подчиненного, доплата будет производится в двукратном размере по сравнению с оплатой труда отсутствующего сотрудника.