Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск, образец: особенности предоставления компенсации

Каждому работнику согласно законодательству полагается по праву предоставление ежегодных дней отдыха, которые должны быть оплачены. Часто в силу различных причин не все отпускные дни бывают использованы полностью. Происходит их постепенное накопление. В таких ситуациях возникает вопрос, можно ли получить компенсацию деньгами? При каких условиях она выплачивается? В каком виде и на чье имя должно быть оформлено заявление?

Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск, образец

Причины «лишних» дней отпуск

Существует несколько причин, в результате которых образуются излишки дней неиспользованного отпуска.

Во-первых, каждый раз в конце календарного года сотрудники любого предприятия должны заполнить специальную форму № Т-7, утвержденную Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05/01/2004 года, в которой указывается примерный график плановых отпусков. Это требование предъявляется к любой компании. Если оно будет нарушено, то придется платить штраф, размер которого достигает 50 тыс. рублей.

Специальная унифицированная форма Т-7

Плановые графики отпусков необходимы для равномерного распределения их без ущерба для производственного процесса. Несмотря на это, из-за различных обстоятельств часто происходит перенос уже запланированного отдыха. Это может быть связано с официальными причинами:

• болезнь сотрудника. Любой работник может заболеть как непосредственно перед самим отпуском, так и во время своего отдыха. В ситуации, когда больничный оформлен на самого работника, дни отпуска должны быть либо продлены сразу, либо перенесены на неопределенный срок. Во втором случае требуется согласование с руководством. Следует иметь в виду, что при оформлении листа нетрудоспособности по уходу за ребенком во время отпуска продление отдыха его родителю не производится;
• государственные обязанности. При участии в некоторых мероприятиях, например, в судебном заседании во время своего отпуска, происходит передвижка отпускных дней;
• несвоевременное информирование о начале отпуска может послужить причиной его переноса. В тексте статьи 123 ТК РФ указано, что о будущем отдыхе коллега должен быть уведомлен не позднее, чем за 2 недели. Также отказаться от отпуска работник может в случае, если отпускные деньги были перечислены ему на счет менее, чем за 3 суток до его официального начала (статья 136 ТК РФ).

Трудовой кодекс РФ N 197-ФЗ. Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Обстоятельства, в результате которых требуется перенос отпуска, могут быть и субъективными:

• семейные обстоятельства;
• увольнение коллеги, на которого возлагалось частичное или полное выполнение обязанностей отпускника.

Важно! В случае беременности сотрудницы она имеет право оформить положенный ей ежегодный отпуск вне зависимости от планового графика.

В результате того, что не все время отпуска используется в полной мере, происходит его накопление.

Во-вторых, наряду с обычными основными днями отдыха имеются и другие виды отпусков.

Виды отпусков и категории граждан, которые могут ими воспользоваться

• основной удлиненный. Такой вид отдыха положен определенным категориям работников. Например, весь педагогический состав имеет право на увеличенный отдых. В зависимости от выполняемой работы учителя могут отдыхать 42 или 56 дней. Лицам, имеющим инвалидность, предоставляется удлиненный отпуск на срок не менее 30 дней. Также сотрудники младше 18 лет должны отдыхать 31 кал. день;
• дополнительный. Необходим всем лицам, занятым трудом на вредных производствах (статья 116 ТК РФ). Также он предоставляется в случае ненормированного труда. Дополнительный отдых положен и гражданам, которые работают в регионах Крайнего Севера. Величина такого отпуска не ограничивается законодательно и может устанавливаться на усмотрение администрации компании. В ТК РФ устанавливается только положенный минимум. Например, наименьшее количество дней для лиц, занятых на вредных производствах, составляет 7 дней (статья 117 ТК РФ).

Трудовой кодекс РФ N 197-ФЗ. Статья 117

Часть доп. отпусков можно заменить на их компенсацию в денежной форме. Имеются определенные категории работников, указанные в статье 126 ТК РФ, которым такое изменение не разрешается. К ним относятся:

• лица до 18 лет;
• беременные работницы;
• работники на вредном и опасном производстве.

Важно! Даже при наличии удлиненного отпуска сотрудники Внутренних дел (Постановление ВС РФ № 4202 от 23/12/1992 статья 45) и служащие таможни (ФЗ №114 от 21/07/1197 статья 35) не смогут воспользоваться компенсацией.

Компенсация

Право на денежное возмещение отдыха у сотрудника может возникнуть при 2-х условиях:

1. В результате расторжения договора. В этом случае не требуется дополнительно оформлять никаких документов. В день увольнения бухгалтерией компании должны быть начислены все надлежащие при увольнении денежные выплаты. Среди них обычно имеются средства, связанные с начислениями за нереализованные дни отдыха. Компенсируются при разрыве трудового договора все виды отпусков как базовые, так и дополнительные без каких-либо условий.
2. По заявлению. Работодатель сможет возместить денежную компенсацию исключительно при выполнении условия, указанного в статье 126 ТК РФ. Сослуживец вправе заменить свой отдых только, если он уже в отчетном периоде отгулял надлежащие 28 кал. дней. Иначе работодатель обязан предложить воспользоваться отдыхом.

Основания для компенсации отпуска

Правила написания заявления

Документ на возмещение отпускных дней не имеет никакой унифицированной формы и составляется по общим правилам делопроизводства. Его можно оформить как вручную, так и на компьютере. Формат листа должен соответствовать А4. В тексте заявления не допускаются никакие исправления и не верная информация.

• в левом верхнем углу следует указать стандартную для каждого предприятия «шапку» заявления. В нее вписывается ФИО руководителя с занимаемой им должностью согласно штатному расписанию, у которого в подчинении находится обращающийся сотрудник. Обязательно фиксируется от чьего лица составляется бумага с внесением должности и отдела;
• далее следует название документа в центре листа («Заявление»), после которого не нужно ставить точку;
• ниже излагается непосредственно просьба. В ней указывается какой вид отпуска следует компенсировать, за какой именно период времени, а также число дней, на которые будет рассчитана денежная выплата;
• внизу документа проставляется дата его написания и подпись заявителя.

Заявление о денежной компенсации за неотгуленный отпуск

Заявление направляется на рассмотрение руководству, которое проставляет на нем резолюцию. При отрицательном вердикте сотруднику должен быть предложен отпуск, при положительном – документ передается в службу кадров, где в личную карточку вносится отметка об использовании отпуска путем его компенсации.

Также на предприятии издается внутренний приказ, являющийся основанием, по которому в бухгалтерии происходит начисление компенсации. В нем указывается период, за который рассчитывается денежное возмещение. В приказе должна присутствовать ссылка на ст. 126 ТК РФ о законности получения компенсации. Обязательно фиксируется документ, на основании которого издается приказ. Этим документом является заявление самого сотрудника. Приказ подтверждается подписью руководителя.

С содержанием документа следует ознакомить самого сотрудника. Поэтому в приказе отводится место для подписи.

Приказ, требующий заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска

Особенности предоставления компенсации

При накоплении даже значительного количества дней, относящихся к основному отпуску с обычной продолжительностью, сотрудник претендовать на компенсацию согласно закону не может.

Например, если у работника остался с прошлого отчетного периода нереализованный отпуск в количестве 5 дней, а в этом календарном году он использовал положенные дни отдыха полностью в количестве 28, то компенсация в этом случае не может быть предоставлена. Объясняется это тем, что в прошлом году сотрудником не был отгулян весь положенный основной отпуск и условие, указанное в статье 126 ТК РФ, не было выполнено.

Таким образом, при наличии у работника права только на основной отпуск с обычной продолжительностью получить компенсацию за нереализованные дни отдыха нельзя.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск

На денежную компенсацию за неиспользованные дни отдыха могут рассчитывать те категории трудящегося населения, которые имеют право на предоставление им дополнительного отпуска. При этом они не входят в число исключений, которые также указаны в статье 126 ТК РФ.

Например, сотрудник с ненормированным рабочим днем сможет получить компенсацию за 3 дня, которые ему положены при таком виде загруженности его рабочего времени.

Имеется возможность компенсации дополнительного отпуска работникам на опасных производствах. Если их дополнительный отпуск, установленный на предприятии, превышает принятый законодательно минимум, то все дни сверх этого можно оформить как компенсацию. Например, в компании для лиц, выполняющих опасные работы, принят дополнительный отпуск в размере 10 дней, что превышает минимум на 3 дня. Именно их можно компенсировать.

Трудовой кодекс РФ N 197-ФЗ. Статья 127

Размер компенсации

Денежная компенсация за дни нереализованного отпуска рассчитывается по тем же правилам, что и обычные отпускные. Она зависит от следующих показателей:

• сумма заработка;
• количество отработанных дней за отчетный период;
• число дней неиспользованного отпуска.

Сумма заработка

Для расчета денежного возмещения за нереализованный отпуск определяется размер среднего заработка. Основные положения по его установлению указаны в Постановлении Правительства РФ №922 от 24/12/2007 года. В сумму заработка включаются все выплаты за рассматриваемый период. Они должны быть связаны только с рабочим процессом. Не следует включать в расчеты премии к юбилею или полученную сотрудником материальную помощь. Также не должны суммироваться деньги, выданные на питание или проезд.

Если в рассматриваемом временном интервале сотрудник в течение полного месяца не имел никаких заработков, то данный месяц исключается из расчетов, а к учету принимается следующий месяц за выбранным годовым периодом.

Постановление Правительства РФ N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»

Количество дней

К расчету принимается период времени, соответствующий 12 месяцам, до начала расчетного месяца. Из этого периода следует исключить следующие дни:

• простой не по вине сотрудника;
• время болезни, официально подтвержденное документом;
• время, когда был сохранен средний заработок;
• отпуск или командировка;
• дополнительные дни с оплатой по уходу за детьми с инвалидностью;
• время забастовки, в которой сотрудник не участвовал, но из-за которой он не мог продолжать работу.

При наличии полной отработки в месяце для расчета учитывается 29,3 дня. Если в месяце имелась какая-либо недоработка, то количество дней для расчета отпускных рассчитывается по специальной формуле:

(Дк – Днр) * 29,3 / Дк;

где Дк – количество кал. дней в месяце;

Днр – дни, относящиеся к недоработке.

С помощью этих показателей определяется средний заработок за день.

Воспользуйтесь калькулятором расчёта суммы при увольнении, в качестве положенной заработной платы и за неиспользованные отпускные.

Количество нереализованных отпускных дней

При увольнении определяется количество отпускных дней, которые сотрудник уже использовал

При расчете принимается к учету весь период времени работы на предприятии. За каждый полный месяц полагается 2,33 дня (28 дней / 12 месяцев). Если сотрудник отработал более 15 дней, то этот месяц принимается к учету как полный. При отработке меньше этого срока такой месяц к расчету не берется.

Также определяется количество отпускных дней, которые сотрудник уже использовал. Их разница и должна быть компенсирована. Но только если выполнено основное условие того, что сотрудник уже побывал в отпуске в текущем году, продолжительность которого составляла не менее 28 кал. дней.

Важно! Если при расчете получается дробная часть количества нереализованных отпускных дней, то она округляется в пользу работника.

Отражение компенсации в документах

Отражение компенсации в документах

Имеется несколько документов, заполняемых кадровой службой, в которых необходимо зафиксировать проведение компенсации за нереализованные дни отпуска.

В личной карточке работника (форма Т-2) в разделе 8 («Отпуск») должны быть внесены данные по компенсации:

• число дней отпуска календарные (графа 4);
• дата начала и окончания (графа 5 и 6);
• основание (графа 7) – приказ о компенсации.

В унифицированной форме Т-7, где располагаются данные с графиками отпусков, в графе «Примечание» следует внести запись о том, что отпуск был заменен денежной компенсацией. Обязательно указывается количество компенсированных дней.

Вид заявления, бланка	Скачать бланк	Скачать образец
Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск	Скачать	Скачать
Унифицированная форма № Т-7	Скачать

Таким образом, получить денежное возмещение за нереализованные дни отдыха можно в 2-х ситуациях. Первой является увольнение сотрудника. В этом случае все долги, имеющиеся у предприятия по отпускам по отношению к увольняющемуся, должны быть погашены полностью в последний день работы. Во втором случае компенсация предоставляется только по заявлению самого сотрудника и при выполнении определенных условий.

Видео — Денежная компенсация за неиспользованный отпуск